Konsep SECI dari Nonaka dan Corporate Amnesia

Konsep SECI

Setiap organisasi memiliki anggota yang masing-masing bekerja berdasarkan knowledge, keterampilan dan pengalamannya. Kemampuan dan knowledge setiap anggota, baik tacit knowledge dan explicit knowledge sangat diperlukan untuk disimpan sebagai pengetahuan komunitas. Di sini Knowledge Management sangat dibutuhkan untuk pengelolaan pengetahuan. Menurut Nonaka (1997:1) penciptaan knowledge organisasi dapat direalisasikan apabila terdapat interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge yang dikenal sebagai konsep SECI, yaitu Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. Nonaka menegaskan bahwa penciptaan pengetahuan adalah kunci sukses jangka panjang bagi perusahaan karena setiap anggota adalah penggerak dan pelopor bagi keberhasilan perusahaan/organisasi.

Konsep SECI yang pertama adalah Socialization (sosialisasi), yaitu konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Suatu pengetahuan dibagikan secara langsung berdasarkan pengalaman, kemampuan dan pemahaman seseorang terhadap suatu masalah atau topik tertentu yang pernah dihadapi. Sosialisasi lebih sering terjadi antar individu, akan tetapi juga memungkinkan terjadi pada lebih dari dua individu. Kedua, Externalization (eksternalisasi) yaitu perubahan atau konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Hal ini dapat diartikan sebagai pengetahuan tacit yang ada di dalam diri  individu dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam bentuk media lain sehingga orang lain dapat mempelajarinya. Ketiga, Combination (kombinasi) yaitu konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Dalam proses ini teknologi informasi berperan penting karena pengetahuan explicit dapat diformulasikan dalam bentuk dokumen, email, basis data, serta bentuk fisik lainnya.  Keempat, Internalization (Internalisasi) yaitu konversi dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Internalisasi berarti memahami pengetahuan eksplisit. Hal ini terjadi ketika pengetahuan eksplisit diubah menjadi tacit dan menjadi bagian dari informasi dasar individu.

Konsep Corporate Amnesia

            Istilah corporate amnesia terjadi ketika seorang anggota kehilangan keterampilan atau pengetahuan penting tentang perusahaan karena adanya pengetahuan yang tidak ditransfer dan pengetahuan berharga tidak (tidak memungkinkan) untuk didokumentasikan ke dalam eksplisit knowledge. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa faktor baik dari internal maupun eksternal perusahaan seperti seringnya PHK, pegawai pensiun, maupun pegawai yang meninggal sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh anggota yang mengalami kejadian tersebut tidak bisa menurunkan atau mewariskan pengetahuannya secara maksimal.

Corporate amnesia dapat menghambat produktivitas pegawai dan akan menjadi masalah yang besar bila tidak ditangani dengan baik dan pada akhirnya akan berimbas pada reputasi dan eksistensi perusahaan. Ketidakmampuan untuk mempertahankan, mengambil, dan menggunakan kembali pengetahuan institusional sangat mempengaruhi produktivitas dan inovasi perusahaan. Ketika sebuah perusahaan kehilangan ingatan pengetahuan yang berharga dan krusial, perusahaan akan membayar lebih mahal, “a high price to pay per employee”, hal ini disebabkan karena corporate amnesia berdampak pada teknologi informasi yang terfragmentasi dan tuntutan tenaga kerja yang berubah, di mana pekerjaan yang semula dilakukan secara manual akan berubah menjadi pekerjaan menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi. Hal ini akan membuat digital data mencapai ukuran yang besar dari tahun ke tahun sehingga akan terjadi data overload yang membutuhkan lebih banyak space dan tenaga kerja yang professional untuk mengelolanya. Pergantian pegawai membuat pegawai baru tidak bisa merefleksikan diri dengan karakter pegawai sebelumnya sehingga ia tidak memiliki gambaran mengenai pengetahuan dan keterampilan apa yang sesuai kebutuhan perusahaan.

Fenomena yang akan muncul adalah terjadinya pekerja jarak jauh (remote work) yang merasa tidak memiliki kemampuan dan pengetahuan yang mumpuni di dalam perusahaan sehingga mereka akan bekerja sesuai kemampuannya masing-masing, sebagian pegawai akan menjadi freelance. Pegawai yang tidak memiliki bekal pengetahuan terkait perusahaan akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari informasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dan mencari pengetahuan dan informasi perusahaan via internet yang simpang siur. Hal ini akan berdampak pada efektivitas dan efisiensi waktu bekerja.

Akan tetapi terdapat solusi dalam mengatasi masalah corporate amnesia antara lain, menciptakan kolaborasi dengan kantor pusat (a collaboration hub)  di mana dapat menangkap dan mengelola pengetahuan, percakapan, dan keputusan seluruh perusahaan, menciptakan repository pusat untuk pengetahuan dan pembelajaran yang tumbuh setiap saat. Hub mengubah aktivitas sementara yang seharusnya dilupakan menjadi memori perusahaan permanen. Kemudian solusi kedua adalah pencarian perusahaan (enterprise search) di mana seluruh pengetahuan dapat diakses dan dicari secara bebas sehingga memungkinkan pegawai menemukan informasi secara cepat dan relevan dengan pekerjaan mereka karena pengetahuan telah diformulasikan menjadi eksplisit knowledge. Selanjutnya adalah pembuatan grafik kerja (work graph) di mana pegawai dapat saling berinteraksi dengan pegawai lainnya dan informasi akan terakumulasi pada grafik kerja, sehingga memungkinkan sistem mengerti pola dan kebutuhan pengetahuan mengenai pekerjaan para pegawai. Solusi selanjutnya adalah analisis konten secara mendalam, hub menerapkan AI canggih dan memproses bahasa alami untuk memahami apa yang ada di dalam suatu konten atau pengetahuan dan bagaimana pengetahuan tersebut relevan untuk membantu pegawai untuk menyelesaikan tugas mereka. Kemudian adanya people and knowledge discovery, secara bersama-sama teknologi akan mencari tahu kebutuhan pegawai dan di mana cara menemukan informasi terkait yang dibutuhkan.